PROCEDIMIENTO DE OFICINA

                                   

OFICINA: Es un lugar de trabajo donde los trabajadores cumplen las actividades asignadas para el logro de los objetivos de una empresa, es decir que en la oficina se cumple la delegación de podres y responsabilidades para proyectar preparar registros, correspondencia, logros, cambios y movimiento en los planes del trabajo reglamento, instructivo, manejo de papelería e insumos, así como adiestramiento  y capacitación de personal.

EJEMPLO:

   

ACTIVIDAD: la ambientación de la oficina.

La ambientación de las oficinas deben de ser como esta que tiene una buena ventilación, colores suaves, todo en orden  y bien aseada.

 SECRETARIA: Una secretaria, también denominada en algunos lugares del mundo como auxiliar administrativa es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del directivo con el cual colabora, es decir, la secretaria del presidente de una empresa es de alguna manera la gestora de su tiempo para que este no tenga más que preocuparse que en lo que respecta a la toma de decisiones de la empresa para así conseguir mejores clientes, del resto se encargará la secretaria.

EJEMPLO: la secretaria en la oficina, con su buen orden.

 ACTIVIDAD: El vestuario adecuado de una secretaria.

                  ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL- ARCHIVO

                             

                                   

ARCHIVO: Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante.

EJEMPLO: se archiva alfabéticamente, numéricamente, etc.

ACTIVIDAD: ¿cuáles son las clases de archivadores?

                Archivo de caja                   archivo horizontal                  archivo de folleto

     

                                                   

TARJETAS PROTOCOLARIAS: Forman parte de las comunicaciones organizacionales para el manejo de las relaciones publicas y de negocio. Proyectan no solo la imagen corporativa si no también los de los ejecutivos y las de las personas que manejan todo con lo relacionado con de la oferta de bienes y servicios.

EJEMPLO:La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que busca.  

 

ACTIVIDAD: ¿Qué deben de llevar las tarjetas protocolarias?

.logotipo adaptado al tamaño de la tarjeta

.razón social completa-acrónimo o sigla que lo representa

.nombres y apellidos completos

.cargo que desempeña

.dirección, teléfono fijo y móviles, telefax, apartado, correó electrónico, ciudad, municipio y país.

                                                                  EXPRESIÓN ORAL

                    

EXPRESIÓN ORAL: Es el conjunto de técnicas que determinan las pautas generales que deben seguirse para comunicarse oral mente con efectividad, es la forma de expresar sin barrera l que se piensa.

 EJEMPLO:

·          Voz: La imagen auditiva tiene un gran impacto para el auditorio. A través de la voz se pueden transmitir sentimientos y actitudes.

·         Postura: Es necesario que el orador establezca una cercanía con su auditorio. Por eso, debe evitarse la rigidez y reflejar serenidad y dinamismo.

·         Mirada: De todos los componentes no verbales, la mirada es la más importante. El contacto ocular y la dirección de la mirada son esenciales para que la audiencia se sienta acogida.

·         Dicción: Como se dijo anteriormente, el hablante debe tener un buen dominio del idioma. Tal conocimiento involucra un adecuado dominio de la pronunciación de las palabras, la cual es necesaria para la comprensión del mensaje.

·         Estructura del mensaje: Es forzoso planear con anterioridad lo que se va a decir. Un buen orador no puede llegar a improvisar

·         Fluidez : Utilizar las palabras en forma continua

·         Volumen : Intensidad de voz.

·         Ritmo : Armonía y acentuación

·         claridad : Expresarse en forma precisa

ACTIVIDAD: 

 

LA MESA REDONDA: La mesa redonda es la presentación de diferentes puntos de vista, no necesariamente     contradictorios, acerca de un tema determinado, ante un público y con la ayuda de un moderador. A diferencia del debate, en la mesa redonda se busca fomentar el diálogo entre los participantes para desarrollar el tema desde diferentes áreas o puntos de vista. Por ello, este tipo de género oral es el ideal cuando se quiere abordar un tema a fondo sin caer necesariamente en el esquema del debate. De manera general, las mesas redondas se utilizan como complemento de congresos o ciclos de conferencias, con la intención de profundizar en temas específicos.

EJEMPLO: Antes de la mesa redonda:

 1. Elegir un tema de interés así como a los participantes.

2. Nombrar un moderador o coordinador.

3. Determinar el tiempo de intervención de cada uno de los participantes así como la dinámica a seguir.

4. Cada participante debe preparar el contenido de su intervención para que ésta sea aceptada por el moderador; es importante que éste conozca el tema de cada uno de los participantes para evitar las repeticiones.

5. Preparar el material de apoyo (imágenes, textos impresos o en Power  Point, acetatos, etc.).

ACTIVIDAD: ¿Cuáles son las didácticas para mejorar la expresión?

. la narración de cuentos y otros tipos de relatos

.recitación y comentarios de textos poéticos

.las dramatizaciones y las presentaciones teatrales.

                                   ATENCIÓN AL  CLIENTE

                           

UN BUEN SERVICIO: es la gestión que realiza cada persona que trabaja en una empresa y que tiene la oportunidad de estar en contacto con los clientes y generar en ellos algún nivel de satisfacción. Se trata de “un concepto de trabajo” y “una forma de hacer las cosas” que compete a toda la organización, tanto en la forma de atender a los clientes (que nos compran y nos permiten ser viables) como en la forma de atender a los Clientes Internos, diversas áreas de nuestra propia empresa.

EJEMPLO: la actitud de la secretaria al momento de prestar el servicio por teléfono.

 Aquí se ve que la secretaria contesta el teléfono con un gesto de amabilidad y con una sonrisa implacable que agrada enseguida al cliente.

ACTIVIDAD: las clases de clientes que existen:

.clientes impulsivos

.clientes actuales

.clientes potenciales

.clientes satisfechos

EMPRESA: Es una organización, institución o industria, dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes o servicio de los demandantes, a la par de  asegurar la continuidad de la estructura, productivo, comercial. Así como sus necesarias inversiones.

EJEMPLO:

 

ACTIVIDAD: ¿como administrar una empresa?

. tener  claro los objetivos

.consciente de  tus recursos

                                                                     ORTOGRAFÍA 1

                                          

                                           

SILABA: Es cada fonema o conjunto de fonemas que pronunciamos en una sola emisión o golpe de voz, cuando decimos una palabra.

La palabra pan tiene una sola silaba porque se pronuncia con un solo golpe de voz, en cambio la palabra botella, tiene tres pues al decirla damos tres golpes de voz: Bo-te-lla,según el número de silabas las palabras pueden ser  monosílabas, si tienen una sola silaba; y polisílaba, si tiene más de una sola silaba.

EJEMPLO:

Estructura	ejemplo
V	a-la
VC	ár-bol
VCC	abs-te-ner
CV	di-le-ma
CVC	lan-za

ACTIVIDAD:       P. Bisílabas                 div silábica                  Nº de silaba

                                      Aire                                ai-re                                   2

                                  Amor                                  a-mor                                 2

                                 Árbol                                   ar-bol                                   2

                               P. trisílabas                     div silábica                    Nº de silabas

                                     Acabar                            a-ca-bar                             3

                                     Alguno                           al-gu-no                                3

                                              

MAYÚSCULA Y  MINUSCULA: la mayúscula, aes la que en relación con la minúscula, tiene mayor tamaño y por lo general distinta forma, como el adjetivo indica algo mayor que lo ordinario en su especie. Y la minúscula, es la gráfica cuyo tamaño es distinta a la minúscula y por lo general de forma distinta.

EJEMPLO:
Se usan las mayúsculas en los:

NOMBRES PROPIOS

Héctor Armando García Río Piedras Lucía Puerto Rico Jorge Emilio

Y las minúsculas en los: NOMBRES COMUNES casa cuaderno computadora mamá disco país caja escuela

ACTIVIDAD:      Letras mayúsculas                                                  Letras minúsculas                                                                                            

         

                                                   ORTOGRAFÍA 2  

                           

                         

REGLAS ORTOGRÁFICAS:Son enunciados que nos permiten reconocer la regularidad de la escritura de las palabras, así como también las irregularidades  o excepciones que podemos encontrar.Al memorizar las reglas ortográficas, están funcionaran como herramientas para mejorar la escritura y disipar la duda.

EJEMPLO:

. Las palabras terminadas en -anza se escriben con 'z'. Ejemplos: 

bonanza, tardanza, lanza, privanza, crianza, adivinanza, mescolanza, danza, esperanza, desesperanza. 

 . Las palabras terminadas en -ción que provienen de los sustantivos abstractos derivados de infinitivos terminados en -ar se escriben con 'c'. Ejemplos: 

fortificación, rectificación, condensación, floración, contaminación, renovación, urbanización, improvisación, realización, exclamación. 

ACTIVIDAD:          Palabras con B                             Excepciones

                                       Tiembla                                                           Vladimir

                                       Biblioteca                                                       Alvares

                                       Bicicleta                                                          alverja

                                    Palabras con c                          excepciones

                                    Piedrecita                                                       hortensia

                                    Fragancia                                                        nerviosismo

                                    Paciencia                                                        alisios

                                         REDACCIÓN COMERCIAL  1   

                                

REDACCIÓN: - es una actividad comunicativa de primer orden, que  implica un estado cultural avanzado de quien la ejercita.2 Como no se trata de un acto cuyo dominio se practica de manera mecánica, sino de un proceso de construcción de  Racionero, Luis, El arte de escribir. Emoción y placer del acto creador, p. 156 productos escritos, su aprendizaje y su práctica demandan un cuidadoso proceso de elaboración de su materia prima -el pensamiento- y de su forma de expresión o presentación por medio de textos escritos.

 De esta concepción dialéctica de la escritura -que vincula el pensar con el escribir- deriva la necesaria y estrecha relación entre contenido y forma, que todo redactor debe valorar como prioritaria y como eje de cualquier ejercicio que se proponga realizar. En torno a ella giran, pues, las características o cualidades de la buena redacción, que enseguida analizamos.

EJEMPLO: Características de una buena redacción.

. Claridad

.concisión

.sencillez

ACTIVIDAD: redactar una carta.

CARTAS: Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos).

Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

EJEMPLO: Clases de cartas:

.de agradecimiento

.solicitud                       

.recomendación

.presentación

.de despido

.condolencia

ACTIVIDAD: ¿Qué márgenes se utiliza para redactar una carta?

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

. 

.

           

                                                 SISTEMAS WINWOR

                  

                                         

CARPETA: Es una agrupación de archivo de datos, donde uno puede almacenar cualquier tipo de archivos como música, vídeos, trabajos u otros archivos.

EJEMPLO: Esto es una carpeta donde se almacenan archivos.

ACTIVIDAD: crear una carpeta y guardar diferentes archivos.

  

                                               SISTEMAS. EXCEL

                                              

EXCEL: Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

EJEMPLO:

ACTIVIDAD: Funciones de Excel.

. Funciones de complementos y automatización

.funciones de cubo

.funciones de base de datos

.funciones de fecha y hora

.funciones de ingeniería

   

FACTURA: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo. 

  EJEMPLO: Tipos de factura     

.factura normal

.factura simplificada

.factura rectificada

.factura recapitulativa 

ACTIVIDAD: crear una factura con todos sus componentes.